CAJA Y BANCOS

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades.

La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y bancos resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro, para lo cual se tendrá que tener en cuenta los siguientes conceptos:

CUENTA GENERAL DE EFECTIVO: Es la cuenta bancaria en la mayoría de las organizaciones a través de depósitos y desembolsos para todas las demás cuentas de bancos se suelen efectuar a través de la cuenta general.

CUENTA BANCARIA DE FONDO FIJO: En muchas empresas, mantienen una cuenta con un saldo fijo , los únicos depósitos que se efectúan en esta cuenta son el importe líquido a percibir por los empleados, de forma periódica, y los únicos desembolsos son los cheques de pago, a los mismos. Se debe de tener en cuenta la circulación del fondo bancario dentro la auditoría para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, y debe analizarse lo siguiente:

• Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restricción en caso de que esta exista.
• Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado año y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas.
• Préstamos o anticipos pendientes de liquidación y no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores.
• Total de las letras.
• Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado  en poder del banco, en custodia o en depósito.
• Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de cheques, letras, endosos, indicando cuántas de ellas son indispensables.

Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas por el auditor, desde su envío hasta su recepción, para que el procedimiento tenga validez.

FONDO FIJO DE CAJA CHICA: Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de paca cuantía, dichos gastos se pagan al contado, normalmente este fondo tiene una cantidad ya establecida que es reembolsable periódicamente.

PAPELES DE TRABAJO PARA LA AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluación del control interno para la caja. Otros papeles de trabajo para la caja incluyen:

• Hoja de agrupamiento
• Arqueos de caja
• Confirmaciones bancarias.
• Confirmaciones de saldos de compensación
• Conciliaciones bancarias.
• Listas de cheques en circulación.
• Listas de cheques investigados
• Libro de bancos.
• Lista de préstamos otorgados
• Lista de pendientes de pago.

Rubro que abarca aquellos conceptos que se pueden utilizar como medio de pago. Todo elemento patrimonial que forme parte de este debe  tener 2 características:

• liquidez inmediata
• poder de cancelación ilimitado

Liquidez: este rubro es el que más aceptación tiene como medio de pago para adquirir bienes y servicios y cancelar deudas.

Componentes del rubro: Aquellos donde se ve que la intención del ente o la voluntad de quienes toman las decisiones es que los activos se utilizan para el pago de compras, anticipos o deudas contraídas. Pueden ser:

Efectivo, (billetes que tiene el ente en un momento determinado y son susceptibles de contar y controlar en el mismo, incluye moneda de curso legal y extranjera)

Dinero en bancos (caja de ahorro), atienden a las diferentes necesidades del ente, son necesarias para el desarrollo de la operación normal de sus actividades. La diferencia es que la caja de ahorro tiene más limitación para hacer depósitos y extracciones y no se pueden emitir cheques.

Valores a depositar (cheques recibidos por alguna operación del ente, se pueden entregar como medio de pago a terceros o depositarlos en la cuenta bancaria.

Arqueo de fondos

Es necesario realizar un examen simultáneo de diversos elementos de  tales como Saldos de Caja, Inversiones, préstamos bancarios. Es conveniente que se realice en forma sorpresiva como control sobre Activos de fácil negociación.

La persona responsable de la custodia de los fondos deberá estar siempre presente durante el arqueo y dar fe de que los fondos se reintegran intactos.